JASPER
JASPER ist eine digitale Anwendung, die den Rechtsberatungsprozess in Sparkassen durch eine zentrale Plattform für Kommunikation und Datenablage vereinfacht. Dieser Prozess reicht von der Anfragenstellung durch Marktmitarbeitende bis zur Beantwortung durch die Rechtsabteilung und die anschließende Archivierung.
Auch der Austausch zwischen Sparkassen und ihrem Verband kann durch JASPER gefördert und verbessert werden.
Die Anwendung zeichnet sich durch ein medienbruchfreies Anfragenmanagement, eine zentrale Dokumentenverwaltung und die Möglichkeit einer Wissensdatenbank zum Self-Service durch die Marktmitarbeitenden aus.
Eine Plattform, zwei Oberflächen
JASPER-Portal (Frontend)
Das JASPER Portal ist die zentrale Plattform für alle Sparkassen-Mitarbeitenden, insbesondere die Abteilung Markt.
Es bietet:
- Anfragen stellen und verwalten: Einfach über ein digitales Formular.
- Kommunikation: Direkt mit der Rechtsabteilung über den integrierten Korrespondenzverlauf.
- Wissensmanagement: Optionalen Zugriff auf die Wissensdatenbank mit Suchfunktion.
JASPER-Expert-Portal (Backend)
Das JASPER-Expert-Portal ist das Arbeitswerkzeug für Justiziarinnen und Justiziare der Sparkassen und Regionalverbände. Hier werden alle Anfragen bearbeitet, wobei die gesamte Korrespondenz und der Dokumentenaustausch zentral ablaufen.
Es bietet:
- Anfragenmanagement: Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen.
- Aktenmanagement: Anlegen und Pflegen von Akten.
- Reports und Auswertungen: Nutzung von Dashboards.
- Erstellung von Wissensartikeln: Optional und institutsspezifisch.
- Auskunftsersuchen: Die Erfassung von Behördenanfragen, optional verfügbar.
Die 3 Grundsäulen von JASPER + Optionale Module
Das Anfragenmanagement
Anfragen aus dem JASPER-Portal werden digital erfasst. Anschließend werden sie von Bearbeiterinnen und Bearbeitern im Expert-Portal verwaltet und beantwortet. Sowohl die Korrespondenz als auch der Dokumentenaustausch und die Dokumentenablage finden in JASPER statt.
Ihre Vorteile:
- Effizienzgewinn durch das unkomplizierte Auffinden des Beratungsvorgangs zentral im System
- Unterstützung des Beratungsprozesses durch einen zentralen Kommunikationskanal
- Organisations-Tool über Wiedervorlagefunktion, Termine und Fristen
- Möglichkeit zur Einstellung von zusätzlichen E-Mail-Benachrichtigungen
Das Aktenmanagement
Anfragen, die im Modul Anfragenmanagement bearbeitet und beantwortet wurden, können in Akten abgelegt und zusammengefasst werden. So lassen sich bspw. Akten zu bestimmten Themengebieten anlegen und verwalten.
Zusätzlich können auch Akten ohne Bezug zu einer bestimmten Anfrage angelegt und verwaltet werden (z. B. Versicherungsfälle oder Gerichtsakten).
Ihre Vorteile:
- Anlage von Akten zu Themen, Kunden, Personen oder Fällen
- Ablage von Anhängen zu Akten
- Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Standard mit Individualisierungsoptionen für Sparkassen
Dashboards & Reporting
Das JASPER-Dashboard bietet eine Übersicht über offene Anfragen und Akten sowie Statistiken und Termine.
Ihre Vorteile:
- Besserer Überblick über Akten und Anfragen
- Alle Termine und Fristen auf einen Blick
- Informationen und Daten aufbereitet für Auswertungen
In der lokalen Wissensdatenbank als optional buchbares Modul können durch das eigene Institut Inhalte erstellt und Wissen gemanagt werden.
Im Aufbau mit erster Pilotierung (Stand 08/2024) befindet sich zudem eine globale Wissensdatenbank mit einem standardisierten Wissensmanagement für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe.
Ihre Vorteile:
- Self-Service für die Marktmitarbeitenden im JASPER-Portal
- Integrierte Suchfunktion mit Lösungsvorschlägen
- Fundiertes Wissensmanagement
- Entlastung der Rechtsabteilungen durch bereitgestelltes Wissen
Mit Hilfe des Moduls Auskunftsersuchen, das optional buchbar ist, können Behördenanfragen in JASPER erfasst und bearbeitet werden.
Ihre Vorteile:
- Auskunftsersuchen am selben Ort wie andere Rechtsangelegenheiten
- Übersichtliche Auflistung und Dokumentation
- Klare Zuweisung an Bearbeitende
